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Satzung und Datenschutzordnung des Akkordeonclub Weinheim e.V.

§ 1 Name, Sitz und Geschäftsjahr

Der Verein trägt den Namen ”Akkordeonclub Weinheim e.V.”. Er wurde am 1. Mai 1951 gegründet und am 13. Sept. 1975 unter der Nr. 333 in das Vereinsregister beim Amtsgericht Weinheim eingetragen. Seit dem 8.Mai 2019 ist er unter der Nr. VR430333 beim Registergericht im Amtsgericht Mannheim eingetragen.
Der Sitz des Vereins ist 69469 Weinheim.
Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

§ 2 Zweck und Aufgabe, Gemeinnützigkeit

Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts ”Steuerbegünstigte Zwecke” der Abgabenordnung.
Zweck des Vereins ist die Förderung und Pflege der Akkordeonmusik
Der Satzungszweck wird verwirklicht insbesondere durch Erteilung von musikalischem Unterricht für Kinder, Jugendliche und Erwachsene, durch Organisation von Spielgemeinschaften, durch kulturelle Veranstaltungen wie öffentliche Konzerte oder die Mitwirkung daran.
Der Verein ist selbstlos tätig. Er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.
Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins.
Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.
Der Verein ist parteipolitisch und weltanschaulich neutral.

§ 3 Mitglieder, Vorstand

Der Verein besteht aus:
a) aktiven Mitgliedern
b) passiven Mitgliedern
c) Ehrenmitgliedern
Mitglieder können aufgrund besonderer Verdienste zu Ehrenmitgliedern ernannt werden. Die Ernennung erfolgt durch Beschluss des Vorstandes. Die Ehrenmitglieder sind beitragsfrei gestellt.
Der Vorstand besteht aus folgenden Personen:
a) 1. Vorsitzende(r)
b)    stellvertretende(r) Vorsitzende(r)
c)    1. Kassierer(in)
d)    Schriftführer(in)
e)    2. Kassierer(in)
f)     Noten- und Sachverwalter(in)
g)    Jugendvertreter(in)
h)    Pressewart(in)
Die unter a) bis d) genannten Mitglieder des Vorstands sind Vorstand im Sinne des § 26 BGB. Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich durch eine dieser Personen vertreten.
Der Vorstand wird mit einfacher Stimmenmehrheit für die Dauer von 2 Jahren gewählt. Sofern für einen Posten 2 oder mehrere Personen nominiert werden, ist in geheimer Wahl abzustimmen.
Die Tätigkeit ist ehrenamtlich.
Die Person des 1. Vorsitzenden muss das Alter von 25 Jahren erreicht haben und bereits mehr als ein Jahr dem Verein angehören. Die Person des 1. Kassier muss volljährig sein und mindestens eine 6- monatige Vereinszugehörigkeit haben.
Bei der Besetzung der übrigen Vorstandsposten genügt eine 6- monatige Vereinszugehörigkeit.
Der Vorstand leitet den Verein und sorgt für die Einhaltung der Satzung und die Ausführung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung. Er bestimmt die Richtlinien der Vereinspolitik.
Der Vorstand fasst seine Beschlüsse in Vorstandssitzungen, die vom Vorsitzenden und bei dessen Verhinderung von seinem Stellvertreter einberufen werden. Die Beschlüsse werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst.
Der Vorstand kann für die Wahrnehmung besonderer Aufgaben Projektgruppen bilden, die im Rahmen der ihnen vom Vorstand erteilten Aufträge verantwortlich tätig werden.
Zu den Vorstandssitzungen können weitere Personen durch den Vorstand geladen werden, diese besitzen aber kein Stimmrecht.
Der Vorstand kann bei Bedarf für Vorstandsmitglieder oder andere Mitglieder des Vereins eine angemessene Vergütung nach Maßgabe einer Aufwandsentschädigung im Sinne des § 3 Nr. 26a EStG (Ehrenamtspauschale) beschließen.

§ 4 Mitgliedschaft, Beiträge, Haftung

Die Mitgliedschaft kann jeder erwerben. Bei Minderjährigen ist die Unterschrift des gesetzlichen Vertreters erforderlich. Zudem muss bei minderjährigen aktiven Mitgliedern ein gesetzlicher Vertreter Mitglied sein.
Die Mitgliedsbeiträge werden durch die Mitgliederversammlung festgelegt und werden im Voraus mittels Lastschriftverfahren eingezogen. Bei Nichtausführung der Lastschrift hat das Mitglied die entstehenden Kosten zu tragen.
Jedem Mitglied werden die Satzung und die Datenschutzverordnung ausgehändigt. Die sich aus der Satzung und der Datenschutzverordnung ergebenden Verpflichtungen werden durch Unterzeichnung des Aufnahmegesuches anerkannt.
Jedem aktiven Mitglied des Vereins werden die Orchesternoten kostenlos zur Verfügung gestellt, soweit dies die finanziellen Mittel des Vereins ermöglichen. Die vereinseigenen Musikinstrumente werden den betreffenden Mitgliedern anvertraut und sind schonend zu behandeln. Reparaturen an vereinseigenen Instrumenten dürfen nur von einem Musikfachgeschäft ausgeführt werden.
Bei Eigenverschulden trägt das betreffende Mitglied die Kosten der Reparatur. Kein Mitglied ist ohne Vorstandbeschluss berechtigt, vereinseigene Instrumente an dritte Personen zu verleihen oder zu veräußern.
Die Mitgliedschaft erlischt durch Austritt, Ausschluss oder Tod. Der Austritt ist zu jedem Quartalsende möglich und ist bis spätestens 6 Wochen vor Ende des Quartals schriftlich einem Mitglied des Vorstands mitzuteilen.
Der Ausschluss kann vom Vorstand ausgesprochen werden, wenn das Mitglied:
a) mit der Beitragszahlung für mehr als 6 Monate im Rückstand ist;
b) gegen die Satzung oder Interessen des Vereins verstößt,
c) in grober Weise das Gemeinschaftsleben zu beeinträchtigen oder zu stören versucht.

Bei Austritt oder Ausschluss sind vereinseigenes Eigentum wie Instrumente oder Noten etc. zurückzugeben. Das ausgetretene oder ausgeschlossene Mitglied hat keinen Anspruch gegenüber dem Vereinsvermögen.
Die Haftung der Vorstandsmitglieder oder der mit der Vertretung beauftragten Vereinsmitglieder wird auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Werden diese Personen von Dritten zur Haftung herangezogen, ohne dass Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt, so haben diese gegen den Verein einen Anspruch auf Ersatz ihrer Aufwendungen zur Abwehr der Ansprüche sowie auf Freistellung von Ansprüchen Dritter.

§ 5 Mitgliederausbildung, Verträge für Dirigenten und Fachlehrer

Die Ausbildung der Mitglieder darf nur an Fachlehrer übertragen werden, die ihrerseits begabte Mitglieder als Hilfskräfte zum Dirigieren oder Ausbilden benennen können.
Diese Personen werden vom Vorstand ernannt oder eingestellt. Das Honorar wird vom Vorstand festgelegt. Mit den Dirigenten und den Fachlehrern ist jeweils ein Vertrag mit einer Laufzeit von mindestens einem halben Jahr abzuschließen.
Die Kündigung des Vertrages muss schriftlich mit einer dreimonatigen Kündigungsfrist zum Quartalsende erfolgen. In Ausnahmefällen ist eine mündliche Kündigung in beiderseitigem Einverständnis früher möglich, muss jedoch schriftlich nachgeholt werden.

§6 Mitgliederversammlung, Satzungsänderung, Auflösung

Die ordentliche Mitgliederversammlung findet alle 2 Jahre statt und ist möglichst in den ersten 2 Monaten des Kalenderjahres durch den Vorstand einzuberufen. Sie findet physisch oder virtuell statt.
Außerordentliche Mitgliederversammlungen finden nach Bedarf statt.
Die Mitglieder sind unter Bekanntgabe der Tagesordnung und unter Einhaltung einer Frist von mindestens 14 Tagen schriftlich einzuladen. Der Vorstand ist berechtigt, die Einladung anstatt in Schriftform in Textform an die E-Mail Adresse des Mitgliedes zu senden, soweit diese benannt wurde.
Stimmberechtigt sind alle Mitglieder, welche das 16. Lebensjahr erreicht haben.
Die Mitgliederversammlung wird vom 1. Vorsitzenden oder seinem Stellvertreter geleitet.
Alle Beschlüsse der Mitgliederversammlung werden mit einfacher Stimmenmehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen bleiben außer Betracht. Bei Stimmengleichheit gilt der Antrag als abgelehnt.
Die Mitgliederversammlung wählt zwei Kassenprüfer(innen), die dem Vorstand nicht angehören dürfen und mindestens 18 Jahre alt sein müssen. Diese haben die Aufgabe, die sachliche Richtigkeit der Geschäftsvorgänge im Verein, sowie deren ordnungsgemäße Verbuchung und die satzungsgemäße Mittelverwendung mind. einmal vor der ordentlichen Mitgliederversammlung zu prüfen. Die Prüfung erstreckt sich nicht auf die Zweckmäßigkeit der vom Vorstand beschlossen Ausgaben. Über das Ergebnis der vorgenommenen Prüfung ist die Mitgliederversammlung zu informieren.
Satzungsänderungen können nur mit einer 2/3 Mehrheit der abgegebenen Stimmen beschlossen werden
Die Auflösung des Vereins kann nur mit einer 3/4 Mehrheit der abgegebenen Stimmen beschlossen werden.
Bei Auflösung oder Aufhebung der Körperschaft oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen des Vereins an das Diakonische Werk - Kinderförderfonds Neckar - Bergstraße, das es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke zu verwenden hat.

Vorstehende Satzung wurde am 16.4.2021 beschlossen.

Akkordeonclub Weinheim e.V.

Der Vorstand

Datenschutzordnung des Akkordeonclub Weinheim 1951 e.V. als Anlage zur Satzung

(nach Quelle: BDMV 2018, Kempter)

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.

Einwilligung zur Speicherung und Nutzung von Daten

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein wird eine schriftliche Einwilligung zur Speicherung und Nutzung von personenbezogenen Daten zur Erfüllung des Vereinszwecks seitens des Mitglieds erforderlich.

Diese umfasst auch die Nutzung von personenbezogenen Daten und von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform des Vereins).

Beitritt zum Verein

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

Vor- und Zuname
Geschlecht
Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
Geburtsdatum
Bankverbindung
Beruf

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Austritt aus dem Verein

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung

Als Mitglied des DHV Deutscher Harmonika-Verband e.V. ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten Bezirk Rhein-Neckar-Odenwald im Deutschen Harmonika-Verband e.V. und an den Deutschen Harmonikaverband e.V. jeweils mit Stichtag 01.01. des Kalenderjahres zu melden. Die Datenweitergabe an den Bezirk Rhein-Neckar-Odenwald im Deutschen Harmonika-Verband e.V. und an den Deutschen Harmonikaverband e.V. , einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar.

Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Bezirk Rhein-Neckar-Odenwald im Deutschen Harmonika-Verband e.V. und des Deutschen Harmonikaverband e.V.

Dies sind insbesondere bei aktiven Mitglieder folgende Daten:

Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)
Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft
Mitwirkung in Orchestergruppierungen des Vereins

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder), werden die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.

Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung übermittelt.

Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Kreisverband Bezirk Rhein-Neckar-Odenwald im Deutschen Harmonika-Verband e.V. und an den Deutschen Harmonikaverband e.V., dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins.

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände und zur Beantragung von Zuschüssen

Als Mitglied des Akkordeonclub Weinheim 1951 e.V. kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an den Bezirk Rhein-Neckar-Odenwald im Deutschen Harmonika-Verband e.V. und an den Deutschen Harmonikaverband e.V. übermitteln:

Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des Bezirk Rhein-Neckar-Odenwald im Deutschen Harmonika-Verband e.V. oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie
Anmeldung zu Lehrgängen des Bezirk Rhein-Neckar-Odenwald im Deutschen Harmonika-Verband e.V. oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse
Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des Bezirk Rhein-Neckar-Odenwald im Deutschen Harmonika-Verband e.V. oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse
Zur Beantragung von Zuschüssen z.B. Stadt Weinheim, soweit erforderlich.

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

Pressearbeit

Der Verein möchte die Öffentlichkeit über unsere vielfältige Arbeit im Akkordeonverein - Konzerte, Ausflüge und der Arbeit mit Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen – umfangreich informieren. Daher werden ausführliche Berichte in Form von Texten, Fotos und Videos veröffentlicht. Die Rechteeinräumung an den Fotos und Videos erfolgt ohne Vergütung und umfasst auch das Recht zur Bearbeitung, soweit die Bearbeitung nicht entstellend ist. Gruppenfotos und Videos werden in der Regel nur mit Bezeichnung der Gruppe versehen.

Neben Gruppenfotos kommen hier personenbezogene Informationen über Teilnahme an Veranstaltungen, Konzerten, Vorspielen, Wettbewerben, Prüfungsergebnisse, an Festen, Ausflügen, Auftritten und besondere Ereignissen in Betracht. Die Veröffentlichung erfolgt in der Tagespresse, Radio und Fernsehen, sowie der Verbandszeitschrift Harmonika International. Solche Informationen werden überdies auf der Vereinshomepage und Social Media Plattform des Vereins veröffentlicht.

Bei der Veröffentlichung im Internet können die personenbezogenen Daten (einschließlich Fotos) weltweit abgerufen und gespeichert werden. Die Daten können damit auch über sogenannte „Suchmaschinen“ aufgerufen werden. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass andere Personen oder Unternehmen die Daten mit weiteren im Internet verfügbaren personenbezogenen Daten verknüpfen und damit ein Persönlichkeitsprofil erstellen, die Daten verändern oder zu anderen Zwecken verwenden.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt den Bezirk Rhein-Neckar-Odenwald im Deutschen Harmonika-Verband e.V. von dem Widerspruch des Mitglieds.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten am schwarzen Brett des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung am schwarzen Brett.

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten in der Vereinszeitschrift und vereinsinternen E-Mails bekannt. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wertungsspielen.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

Kooperationen mit Unternehmen

Es bestehen derzeit keine Kooperationen.

Weinheim, den 1.5.18

Stand: 10.04.2024

Satzung und Datenschutzordnung des Akkordeonclub Weinheim e.V.

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